Bagaimana Departemen IT Korporat Memangkas Vendor Sprawl Setengahnya dalam Satu Kuartal

Direktur IT di sebuah korporat manufaktur Indonesia 400 orang menelepon kami dengan pertanyaan yang terdengar sederhana. “Berapa banyak vendor software yang kami punya?” Mereka sebenarnya tidak tahu. Data pengeluaran tinggal di tiga sistem akuntansi dan kontrak tinggal di shared drive yang belum diorganisir siapapun sejak 2019.

Ini cerita apa yang kami temukan, apa yang kami ubah, dan apa yang mereka pertahankan padahal kami rekomendasikan untuk dimatikan.

Gambaran awal

Setelah discovery dua minggu, angka aktualnya mendarat di 73 vendor aktif. Bukan 73 langganan tidak terpakai — 73 kontrak di mana uang keluar dari gedung setiap bulan atau tahun, konon sebagai tukar dengan software yang bisnis butuhkan.

Pemecahannya mengejutkan semua orang:

• 18 vendor membayar hal yang bisnis benar-benar tergantung. ERP, akuntansi, payroll, sistem load-bearing yang jelas.
• 22 vendor membayar hal yang satu atau dua orang pakai dan sisa perusahaan tidak tahu ada.
• 15 vendor membayar hal yang dua vendor lain juga lakukan. Pekerjaan sama, tiga langganan.
• 9 vendor membayar hal yang tidak ada yang sekarang pakai. Shadow renewal. Free trial yang jadi langganan tahunan karena kartu kredit ada di file.
• 9 vendor masuk ke “kami pikir kami pakai ini tapi tidak yakin siapa”.

Total pengeluaran tahunan: Rp 4,2 miliar. Reaksi awal di ruangan itu tidak percaya. Direkturnya memperkirakan mungkin Rp 1,8 miliar. Selisihnya hampir seluruhnya kategori kedua dan ketiga — langganan kecil yang menumpuk saat tidak ada yang mengawasi.

Intervensinya, dalam tiga fase

Fase 1 — Hentikan pendarahan (minggu 1–3)

Kami matikan yang mudah dulu. 9 vendor tidak terpakai dibatalkan dalam seminggu. Itu saja memulihkan Rp 380 juta per tahun. Tidak ada dampak bisnis karena tidak ada yang pakai.

22 vendor single-user lebih sulit. Masing-masing punya orang yang melekat dan benar-benar ingin tool itu. Percakapannya diplomatis. Dari 22, kami pertahankan 7 dan konsolidasi 15 ke tool yang ada yang user tidak tahu bisa lakukan hal sama. Pulihkan tambahan Rp 520 juta.

Fase 2 — Konsolidasi redundansi (minggu 4–8)

15 vendor redundan paling sulit karena masing-masing punya stakeholder yang championing-nya. Tiga tim berbeda membayar tiga SaaS note-taking berbeda, dua platform chat berbeda, dua layanan file-sharing berbeda.

Solusinya bukan memilih yang “terbaik”. Tapi memilih yang sebagian besar tim sudah pakai dan memigrasi yang lain. Kami buat satu aturan: kalau sebuah tool sudah punya >50% adopsi, tool lain pergi. Itu menghapus politik “tapi punya kami lebih bagus”.

Ini menghemat tambahan Rp 680 juta per tahun dan, lebih penting, menghilangkan friksi cross-team orang-orang dengan tool berbeda mencoba berkolaborasi.

Fase 3 — Negosiasi ulang yang bertahan (minggu 9–12)

Untuk 18 vendor yang benar-benar load-bearing, kami audit kontrak. Lima dari mereka sudah auto-renew di harga sticker dua tahun berturut. Kami negosiasi ulang empat dari itu dengan ancaman kredibel untuk pindah — menghemat Rp 290 juta per tahun.

Kami juga menegakkan dua kebijakan baru ke depan:

• Tidak ada vendor baru tanpa tanggal re-evaluasi 90 hari tertulis. Kalau masih dipakai di 90 hari, dapat review nyata. Kalau tidak, dibatalkan.
• Semua pengeluaran software lewat satu approver. Bukan sebagai bottleneck — sebagai visibilitas. Approver melihat departemen mana punya 14 langganan software vs yang punya dua.

Keadaan akhir

Jumlah vendor turun dari 73 ke 38. Pengeluaran tahunan turun dari Rp 4,2 miliar ke Rp 2,3 miliar — pergeseran Rp 1,9 miliar dalam satu kuartal, atau pengurangan sekitar 45%.

Yang kurang terlihat tapi lebih penting: direktur IT sekarang punya dashboard satu halaman menunjukkan setiap vendor, apa yang dilakukan, siapa yang memiliki hubungan, dan kapan kontrak diperpanjang. Tiga bulan lalu informasi itu tidak ada di mana-mana.

Apa yang kami pertahankan padahal kami flag

Dua kasus layak disebut. Kami merekomendasikan mematikan keduanya. Mereka overrule.

Yang pertama tool project management dipakai oleh persis satu tim — tool yang kami pikir bisa diganti dengan platform perusahaan yang ada. Tim membuat kasus kuat bahwa beralih akan biayakan mereka tiga bulan kerugian produktivitas. Mereka benar; kami meremehkan pengetahuan workflow yang tertanam. Kadang jalur termurah adalah meninggalkan sesuatu apa adanya.

Yang kedua langganan Rp 4 juta/bulan tidak ada yang bisa jelaskan. Kami siap mematikannya. Dua minggu kemudian, manajer finance bilang sambil lalu bahwa itu tool yang menghasilkan laporan compliance pajak mereka. Mematikannya akan biayakan mereka waktu akuntan eksternal senilai Rp 25 juta untuk membuat ulang.

Pelajarannya, yang sekarang kami terapkan ke setiap audit: hanya karena tidak ada yang bisa menjelaskan sebuah tool tidak berarti tidak ada yang membutuhkannya. Selalu cari ketergantungan diam sebelum memotong.

Engagement seperti ini bentuknya seperti apa

Audit vendor sprawl adalah salah satu engagement paling konsisten menguntungkan yang kami jalankan untuk korporat dan UKM lebih besar. Biayanya biasanya Rp 60–150 juta untuk engagement 12 minggu, dan penghematan menutup itu dalam bulan pertama untuk perusahaan manapun dengan lebih dari 25 vendor aktif.

Kalau Anda belum pernah melakukan latihan ini — atau Anda melakukannya tiga tahun lalu dan tidak ada yang memiliki disiplinnya lagi — hampir pasti ada uang duduk di pengeluaran software Anda yang bisa Anda alokasi ulang. Satu jam percakapan biasanya memunculkan apakah matematikanya menarik di kasus spesifik Anda. Kami melakukannya tanpa biaya.