Bagaimana Retailer Jakarta Memperketat Procurement dengan Odoo Purchase

Sebuah retailer di Jakarta — barang rumah dan gaya hidup, beberapa lusin pemasok, toko fisik dan penjualan online — punya proses procurement yang merugikan mereka di dua arah sekaligus. Mereka membayar pemasok berlebih lewat kesalahan tagihan yang tak tertangkap, dan bersamaan kehabisan stok populer karena reorder bergantung pada seseorang yang menyadari. Pemilik mencurigai kedua masalah tapi tak bisa membuktikan atau memperbaiki keduanya.

Dua kebocoran

Pembelian terjadi lewat WhatsApp dan email. Seorang staf akan memesan dari pemasok saat stok tampak menipis, mencatatnya longgar, dan menyimpan nota pengiriman. Saat faktur pemasok tiba, biasanya cukup dibayar — tak ada yang sistematis mengeceknya terhadap yang dipesan dan yang benar-benar tiba.

Itu menciptakan kebocoran pertama. Sesekali pemasok menagih lebih dari yang dikirim, atau di harga lebih tinggi dari sepakat, dan dibayar karena tak ada yang membandingkan ketiga dokumen. Jumlah kecil tiap kali, tapi lintas lusinan pemasok dan ratusan pesanan, ia bertambah jadi uang nyata yang diam-diam pergi.

Kebocoran kedua adalah stockout. Reorder reaktif — pesan saat rak tampak kosong — jadi item populer habis, terutama saat orang yang biasa mengawasinya sibuk atau cuti. Pelanggan yang tak menemukan produk entah membeli pengganti atau pergi. Bagaimanapun, margin hilang.

Apa yang berubah

Mereka memindahkan procurement ke Odoo Purchase.

Pencocokan tiga arah. Tiap faktur pemasok kini dicocokkan terhadap purchase order dan penerimaan barang. Kalau tagihan tak cocok dengan yang dipesan dan diterima, Odoo menandainya untuk ditinjau alih-alih dibayar buta. Kebocoran tagih-berlebih tertutup hampir seketika — dan selisih yang mereka tangkap di bulan-bulan pertama membuka mata.

Aturan reorder pada stok kunci. Produk terlaris dan paling kritis mereka dapat aturan reorder min/maks berdasarkan velocity penjualan nyata dan lead time pemasok. Odoo kini mengawasi stok dan mengusulkan purchase order sebelum item habis. Restock berhenti bergantung pada apakah seseorang menyadari.

Harga vendor di catatan. Harga sepakat tiap pemasok masuk ke Odoo, jadi purchase order menarik harga benar otomatis dan pemasok mana pun yang merayap menaikkan harganya menjadi terlihat.

Hasilnya

Kebocoran tagihan berhenti. Selisih yang ditangkap Odoo di kuartal pertama — faktur untuk barang tak terkirim, harga di atas sepakat — lebih dari menutup biaya proyek. Pemilik menggambarkan pencocokan tiga arah sebagai “mengetahui berapa banyak yang diam-diam kami berikan cuma-cuma.”

Stockout pada produk inti turun tajam, memulihkan penjualan yang dulu berjalan keluar pintu. Dan procurement sekadar memakan lebih sedikit waktu dan kekhawatiran, karena sistem mengawasi stok dan memvalidasi faktur alih-alih mengandalkan orang sibuk untuk ingat dan mengecek.

Kenapa berhasil

Tak satu pun perbaikan itu cerdik. Pencocokan tiga arah adalah disiplin procurement dasar; aturan reorder adalah higiene inventory dasar. Alasan ia berhasil adalah melakukannya manual lintas lusinan pemasok persis jenis kewaspadaan repetitif yang manusia buruk lakukan dan software baik lakukan. Odoo tidak membuat siapa pun lebih pintar; ia membuat pengecekan otomatis dan konsisten.

Membantu juga bahwa mereka sudah menjalankan Inventory dan Accounting di Odoo, jadi Purchase masuk ke loop terhubung — penerimaan datang dari Inventory, tagihan pergi ke Accounting, dan pencocokan tiga arah sekadar berhasil.

Kalau Anda curiga membayar pemasok berlebih atau kehilangan penjualan ke stockout tapi tak bisa membuktikannya, procurement formal biasanya memunculkan kebenarannya cepat. Kami senang melihat dengan jujur di mana pembelian Anda bocor, dalam obrolan satu jam gratis.