Bagaimana Distributor Surabaya Mengganti 3 Tools dengan Satu Aplikasi Kustom

Direktur operasi di distributor FMCG 35 orang di Surabaya menjelaskan masalahnya dalam satu kalimat: “Tim saya dibayar untuk menjual, tapi mereka habiskan separuh hari mereka rekonsiliasi antara tiga sistem berbeda.”

Sistem yang dimaksud: SaaS CRM (HubSpot, dikonfigurasi), tool inventaris off-the-shelf, dan operasi spreadsheet bikinan rumah yang melacak sales rep mana ditugaskan ke retailer mana di area mana. Tidak ada dari ketiganya yang bicara ke yang lain. Sales rep harus log kunjungan pelanggan di CRM, update komitmen inventaris terpisah, lalu maintain spreadsheet penugasan supaya manajer tahu siapa cover di mana.

Delapan minggu kemudian, ketiganya digantikan oleh satu aplikasi kustom. Berikut yang kami lakukan dan yang dibutuhkan.

Gambaran awal

Diagnostik dua minggu menunjukkan biaya lebih jelas:

• Setiap sales rep: 1,5–2 jam per hari di rekonsiliasi sistem. Di 14 rep, itu 21–28 jam per hari terbakar.
• Manajer: 6–8 jam per minggu menarik laporan di tiga sistem dan menggabung di spreadsheet untuk menjawab pertanyaan dasar seperti “territori mana under-cover?”
• Komitmen inventaris: 12–18% order punya setidaknya satu mismatch antara yang rep janjikan dan yang inventaris sebenarnya alokasikan. Setiap mismatch biaya 30–60 menit rework customer service.

Biayanya bukan hanya tenaga kerja. CRM Rp 18 juta/tahun. Tool inventaris Rp 28 juta/tahun. Operasi spreadsheet gratis, tapi juga di mana sebagian besar error tinggal.

Total biaya tahunan stack tiga-tool: kurang lebih Rp 46 juta langganan, plus waktu staf, plus rework error.

Apa yang kami bangun

Aplikasi tunggal yang mengkombinasi tiga alur kerja. Bentuknya:

• Database pelanggan: setiap retailer di territori mereka, dengan info kontak, lokasi, terms kredit saat ini, order historis, dan sales rep yang ditugaskan.
• Logging kunjungan: sales rep log kunjungan di HP mereka dalam 30 detik — apa yang didiskusikan, apa yang dikomitmen, follow-up dibutuhkan.
• Komitmen inventaris: saat rep komitmen mengirim 200 dus produk X Selasa depan, sistem mereservasi inventaris di momen komitmen, bukan saat order formal datang.
• Dashboard territori: manajer lihat coverage, re-assign rep, identifikasi retailer under-cover, semua dalam satu view.

Dibangun di stack modern fairly standar: frontend Next.js, backend Supabase (Postgres + auth + real-time), Cloudflare untuk hosting dan asset. Keseluruhan ship dalam 8 minggu di Rp 145 juta total.

Kami tidak membangun CRM. Kami membangun alur kerja spesifik yang distributor ini punya, dalam bentuk spesifik yang mereka butuhkan.

Apa yang kami pertahankan off-the-shelf

Dua hal eksplisit tidak pindah ke aplikasi kustom:

• Akuntansi tetap di tool yang ada (Accurate). Aplikasi kustom post order ke sana via integrasi kecil, tapi akuntansi itu sendiri tidak pernah kustom untuk skala bisnis ini.
• Email dan penyimpanan dokumen tetap di Google Workspace. Reinvent email kategori salah.

Prinsipnya: hanya kustom yang sebenarnya spesifik bisnis ini. Semua generik tetap SaaS.

Yang berubah di minggu 12

Angka empat minggu setelah go-live final:

• Waktu sales rep di rekonsiliasi: turun dari 1,5–2 jam per hari ke sekitar 15 menit. Rep menghabiskan waktu yang dipulihkan di kunjungan pelanggan aktual.
• Waktu reporting manajer: turun dari 6–8 jam per minggu ke di bawah 1 jam. Dashboard menjawab sebagian besar pertanyaan otomatis.
• Tingkat mismatch inventaris: turun dari 12–18% ke di bawah 3%. Mismatch yang tersisa sebagian besar kekurangan inventaris asli, bukan celah sistem.
• Biaya SaaS tahunan: turun dari Rp 46 juta ke Rp 9 juta (hanya akuntansi + Google Workspace). Net penghematan Rp 37 juta/tahun.

Kemenangan tak terduga terbesar adalah kualitas data. Dengan tiga sistem, tidak ada yang percaya angkanya. Dengan satu sistem, manajer mulai membuat keputusan teritorial berdasarkan data alih-alih intuisi. Coverage sales di dua distrik spesifik bergeser dalam tiga bulan dan pendapatan dari distrik itu tumbuh sekitar 18%.

Apa yang tidak sesuai rencana

Dua hal, layak jujur.

Yang pertama batas territori. Spreadsheet asli punya pengetahuan implisit yang dipanggang masuk — penugasan distrik yang tidak cocok dengan batas administratif karena mencerminkan realita logistik aktual. Versi pertama aplikasi kustom memaksa rep ke distrik administratif, yang merusak rute aktual mereka. Kami harus menambah fitur “territori kustom” yang membiarkan manajer menggambar bentuk geografis arbiter. Dua minggu pekerjaan tak terencana.

Yang kedua dukungan offline. Kami mengasumsi rep akan punya internet di HP mereka selama kunjungan. Mereka sebagian besar punya, tapi di beberapa area pedesaan tidak, dan log kunjungan hilang. Kami menambah mode offline-first yang sync saat konektivitas kembali. Satu minggu lagi.

Keduanya isu yang discovery lebih baik akan tangkap. Sekarang jadi pertanyaan standar di proses scoping kami.

Berapa biaya total

• Build: Rp 145 juta dalam 8 minggu
• Discovery: Rp 12 juta dalam 2 minggu (sudah dihitung di build di atas)
• Hosting dan layanan: Rp 1,8 juta/bulan berkelanjutan
• Retainer maintenance: Rp 8 juta/bulan untuk 12 jam pekerjaan per bulan plus on-call

Biaya operasi tahunan: Rp 117 juta. Dibandingkan Rp 46 juta untuk stack SaaS plus waktu staf dan rework error, matematikanya bekerja dalam 4 bulan.

Apa yang kami rekomendasikan ke distributor serupa

Tiga pola yang konsisten bekerja:

1. Jangan coba mereplikasi CRM. Bangun alur kerja yang Anda sebenarnya punya, bukan klon HubSpot.
2. Pisahkan akuntansi. Itu sistem tunggal yang tidak boleh kustom untuk skala distribusi.
3. Rencanakan kasus tepi offline. Sales lapangan Indonesia sering terjadi di mana konektivitas tidak andal. Bangun untuknya dari awal.

Kalau Anda menjalankan operasi distribusi dengan banyak sistem terputus dan matematikanya mulai terasa serupa, satu jam percakapan biasanya menjernihkan apakah build kustom cocok. Kami melakukannya tanpa biaya.