Odoo Multi-Company dan Multi-Currency untuk Grup Bisnis

Jawaban singkat: Odoo dapat menjalankan beberapa entitas hukum dan beberapa mata uang dalam satu database. Untuk grup dengan dua sampai sepuluh perusahaan, itu biasanya titik awal yang tepat. Mekanismenya sudah matang. Bagian tersulit adalah keputusan di sekitarnya: apa yang dibagi, apa yang dipisah, bagaimana konsolidasi dilakukan, dan siapa boleh melihat apa. Ambil keputusan ini sebelum membuat perusahaan kedua, bukan sesudahnya.

Apa arti “multi-company” di Odoo

Di Odoo, multi-company berarti satu database berisi beberapa perusahaan, masing-masing dengan pembukuan, chart of accounts, dan pengaturan fiskal sendiri. Pengguna melihat perusahaan yang boleh diaksesnya di menu kanan atas dan mencentang perusahaan yang ingin diaktifkan bersamaan. Menurut dokumentasi multi-company Odoo 18, akses diatur per pengguna, sehingga kepala keuangan dapat bekerja lintas entitas sementara manajer cabang hanya melihat satu.

Tidak semua data harus digandakan. Produk dan kontak bisa dibagi antar perusahaan atau dibatasi ke satu perusahaan, berguna bila beberapa entitas menjual katalog yang sama. Konsekuensinya, data master yang dibagi butuh pemilik. Jika tiga entitas bisa mengubah satu produk yang sama, harus ada yang memutuskan siapa yang berwenang.

Satu hal untuk dicek sejak awal: dokumentasi Odoo menyebut bahwa di Odoo Online, mengaktifkan multi-company pada paket Standard memicu upsell ke paket Custom. Pastikan paket dan edisi Anda sesuai dengan harga Odoo terkini sebelum merancang solusi.

Transaksi inter-company

Jika entitas Anda saling berdagang, fitur inter-company menghemat banyak pekerjaan. Menurut dokumentasi Odoo, sales order yang dikonfirmasi di satu perusahaan dapat otomatis membuat purchase order di perusahaan lain, dan customer invoice yang diposting dapat membuat vendor bill. Data produk dibagi antar perusahaan yang terlibat.

Catatan dari dokumentasi yang sama:

• Fiscal position dan localization harus dikonfigurasi benar di tiap perusahaan, atau dokumen otomatis akan membawa pajak yang salah.
• Warehouse tidak dibuat otomatis untuk perusahaan yang ditambahkan setelah setup awal. Anda membuatnya manual.
• Dokumen counterpart otomatis memang praktis, tetapi tidak menggantikan review. Harga atau kode pajak yang tidak cocok antar entitas akan langsung terbawa.

Multi-currency: yang dikerjakan Odoo

Multi-currency lebih sederhana daripada multi-company. Menurut dokumentasi multi-currency Odoo 18:

• Tiap perusahaan punya mata uang utama, secara default sesuai negaranya, yang dapat diubah di pengaturan akuntansi.
• Anda mengaktifkan mata uang tambahan, lalu mengisi kurs manual atau mengubah interval pembaruan dari default manual menjadi harian, mingguan, atau bulanan, memakai layanan web yang Anda pilih.
• Invoice, bill, pembayaran, dan transaksi bank dapat dicatat dalam mata uang asing, dengan nilai setara mata uang utama tampil saat rekonsiliasi.
• Laba dan rugi selisih kurs dicatat otomatis ketika pembayaran diselesaikan pada kurs berbeda dari invoice. Jurnal dan akun yang dipakai dapat dikonfigurasi.
• Jurnal dan akun dapat dibatasi ke satu mata uang, misalnya rekening bank USD.

Yang tidak hilang adalah pertanyaan kebijakan. Sumber kurs mana yang resmi? Pakai kurs harian atau kurs akhir bulan? Siapa yang menyetujui perubahan kurs manual? Auditor akan bertanya, dan jawabannya sebaiknya bukan “ya sesuai default.”

Konsolidasi adalah pekerjaan sebenarnya

Menjalankan pembukuan beberapa entitas adalah satu pekerjaan. Menyusun laporan grup adalah pekerjaan lain. Dokumentasi konsolidasi Odoo menjelaskan penggabungan perusahaan yang terpisah secara hukum ke dalam satu tampilan dengan memetakan akun serupa antar chart of accounts, dengan jurnal penyesuaian disimpan dalam multi-ledger terpisah untuk perusahaan yang mengkonsolidasi.

Untuk translasi mata uang, dokumentasi menyebut kurs historis untuk ekuitas, kurs rata-rata untuk laba rugi, dan kurs penutupan untuk akun neraca selain ekuitas.

Pertimbangan yang jujur:

• Dokumentasi yang kami tinjau tidak menjelaskan eliminasi intercompany secara rinci. Jika saldo inter-company Anda signifikan, uji eliminasi dengan data nyata sebelum mengandalkannya.
• Struktur grup dengan kepemilikan sebagian, kepentingan minoritas, atau cadangan translasi yang kompleks mungkin butuh pekerjaan pelaporan tambahan atau alat konsolidasi khusus. Cek terhadap fitur terkini untuk versi dan edisi Anda.
• Halaman konsolidasi tidak menyebut edisi atau paket mana yang menyertakan fitur ini. Pastikan ketersediaannya untuk versi dan paket yang akan Anda jalankan.

Daftar keputusan praktis

Sebelum menambah perusahaan kedua, tetapkan hal berikut:

Keputusan	Mengapa penting
Satu database atau satu per entitas	Satu database memudahkan alur inter-company dan pelaporan grup. Database terpisah memberi isolasi lebih kuat.
Chart of accounts bersama atau per perusahaan	Chart yang selaras jauh memudahkan konsolidasi.
Produk dan kontak bersama atau per perusahaan	Data bersama butuh pemilik yang jelas.
Kebijakan mata uang	Sumber kurs, frekuensi, siapa yang boleh mengubah.
Model akses pengguna	Siapa melihat perusahaan mana, dan siapa boleh posting lintas perusahaan.
Harga dan pajak intercompany	Transfer pricing adalah isu pajak, bukan hanya konfigurasi.

Pola yang berhasil: selaraskan chart of accounts lebih dulu, bagi hanya data master yang benar-benar umum, dan jalankan tutup buku percobaan satu bulan di dua entitas sebelum diluncurkan ke yang lain.

Kapan satu database bukan jawabannya

Database atau instance terpisah bisa dibenarkan bila entitas punya persyaratan lokasi data berbeda, versi Odoo atau tingkat kustomisasi berbeda, atau bila anak perusahaan mungkin dijual dan harus mudah dipisahkan. Biayanya adalah pelaporan manual atau terintegrasi antar sistem. Tidak ada pilihan yang gratis, jadi tentukan berdasarkan seberapa erat entitas beroperasi sehari-hari.

Di mana kami bisa membantu

Jika Anda berencana menambah entitas kedua atau ketiga, atau beralih dari spreadsheet dan konsolidasi manual ke satu database Odoo, kami senang berdiskusi. Percakapan tanpa biaya dengan Teknologia Solutions dapat membantu menguji struktur terhadap grup Anda yang sebenarnya sebelum apa pun dikonfigurasi.

---

Sumber: Dokumentasi Multi-company Odoo 18; Dokumentasi multi-company dan inter-company Odoo (master); Dokumentasi Multi-currency Odoo 18; Dokumentasi Konsolidasi Odoo; Harga Odoo. Fitur dan batasan paket berubah antar versi dan edisi, jadi verifikasi ke sumber primer untuk versi Anda, dan konfirmasikan perlakuan akuntansi dan pajak dengan auditor Anda.